Planejamento, organização de dados, programação de atividades, cronograma físico e financeiro, gargalos, contingenciamentos e lições aprendidas e outras rotinas são intrinsecamente ligadas à rotina do Gestor de Contrato, associadas às funções que garantam o atendimento com recursos humanos e materiais para o correto cumprimento das condições negociada em contrato, sempre atento aos riscos, reivindicações e pleitos.
A prática de ter uma área estruturada de Gestão de Contratos é comum em empresas de grande porte com obras e empreendimentos com altos valores envolvidos. Porém, empresas de pequeno e médio não possuem esta cultura enraizada. Apesar de ser uma prática pouco explorada, os benefícios da Gestão de Contratos pode ser o diferencial entre lucro e prejuízo.
Um acordo estabelecido entre duas partes (comprador e fornecedor) é focado no produto/serviço que será entregue. Mas todas as atividades diretas e indiretas devem ser vistas como riscos pertinentes ao escopo, se não bem gerenciadas. Por isso, para chegar até a entrega do produto final, todas as variáveis devem ser monitoradas com a Gestão de Contrato.
Sabemos que a emissão de um pedido de compra ou um acordo comercial não é garantia de atendimento entre as partes, por isso a gestão de contratos é uma ferramenta essencial para o monitoramento de obrigações contratuais.
Atualmente existem diversas ferramentas tecnológicas de automação da Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos (CLM – Contract Lifecycle Management) que facilitam a tomada de decisão, aumento de produtividade, mitigação de riscos, controle de garantias e análise de dados.
Caso sua empresa ainda não possua um software de CLM para apoiar a rotina do gestor de contratos, a DR7 listou algumas etapas que podem auxiliar esta tarefa:
- Crie um Cronograma Macro de Entregas
- Conheça o Fluxo de Atividades
- Gerencie o Mapa de Entregas Física e Financeiro
- Realize a Reunião de Análise Crítica
- Utilize o Relatório de Follow-up
Outra maneira de aproveitar a Gestão de Contrato como diferencial competitivo na sua empresa é sob o ponto de vista da preservação da carteira de clientes. Uma boa gestão de contrato além de evitar problemas futuros decorrentes da relação contratual, agiliza o esclarecimento de controvérsias e reduz implicações jurídicas.
A Gestão de Contratos busca atender as diferentes operações e funções dentro de uma organização de maneira única e dinâmica, garantindo o atendimento ao cliente e sendo um vetor de mudança no crescimento da empresa.
E na sua empresa? Quantos contratos possui? Como é feita a Gestão de Contratos?
A DR7 Consultores atua com uma visão sistêmica no estudo de fatos e análise crítica de dados. Nosso mapeamento de processos identifica os gargalos em toda a estrutura organizacional e mostra como alavancar os potenciais fatores de sucesso e crescimento sustentável da sua empresa.
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